Monitorar e gerir um programa de privacidade
Criar um programa de privacidade eficaz é apenas o primeiro passo para proteger os dados de seus clientes e cumprir com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Um programa de privacidade bem sucedido requer monitoramento e gerenciamento constantes para garantir que seja implementado e atualizado de forma consistente. A seguir apresentamos as principais etapas para monitorar e gerir um programa de privacidade fornecendo alguns exemplos práticos do que deve ser feito no dia-a-dia no contexto do ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act – Planejar, Fazer, Verificar, Agir).
O primeiro passo é rever regularmente o programa de privacidade. Isto inclui rever quaisquer mudanças que tenham sido feitas na política de privacidade e quaisquer novas leis ou regulamentos que possam ter sido introduzidos desde a última revisão. A revisão também deve incluir quaisquer mudanças nos processos e procedimentos da organização que possam afetar o programa de privacidade. A revisão deve ser conduzida por um profissional experiente em privacidade – como um DPO na Prática ou um Gestor de Privacidade – e deve ser documentada.
O segundo passo é monitorar a implementação do programa de privacidade. Isto inclui assegurar que todos os funcionários, contratados e fornecedores terceirizados estejam cientes e em conformidade com a política de privacidade e quaisquer outras leis e regulamentos aplicáveis. É importante auditar regularmente as atividades de tratamento de dados da organização para garantir que o programa de privacidade esteja sendo implementado corretamente.
O terceiro passo para monitorar e gerir um programa de privacidade é assegurar que quaisquer mudanças feitas no programa de privacidade sejam devidamente documentadas. Isto inclui documentar quaisquer mudanças na política de privacidade, quaisquer novas leis de privacidade que tenham sido introduzidas, e quaisquer mudanças nos processos e procedimentos da organização. Isto ajudará a organização a identificar e tratar rapidamente qualquer problema potencial de privacidade.
O quarto passo é assegurar que quaisquer reclamações ou preocupações levantadas por clientes ou funcionários sejam tratadas de forma oportuna. É importante ter um processo claro para lidar com reclamações de privacidade e assegurar que qualquer ação tomada seja documentada. Todas as reclamações devem ser registradas e relatadas às autoridades competentes nos casos em que isto for exigido pela LGPD.
O quinto passo é rever regularmente as medidas de proteção de dados tomadas pela organização. Isto inclui realizar avaliações regulares de segurança para garantir que todos os dados sejam protegidos contra acesso, uso ou divulgação não autorizados. Quaisquer deficiências identificadas devem ser tratadas prontamente.
O sexto passo é assegurar que programas de treinamento e conscientização estejam em vigor para todos os funcionários e contratados. Isto ajudará a garantir que todo o pessoal compreenda a importância de proteger os dados dos clientes e estejam cientes das políticas de privacidade da organização. O treinamento deve ser atualizado regularmente para garantir que todo o pessoal esteja ciente de quaisquer mudanças no programa de privacidade.
O sétimo passo para monitorar e gerir um programa de privacidade é avaliar regularmente o programa de privacidade no contexto do ciclo PDCA. Isto inclui o planejamento e a documentação do programa, sua implementação, verificação para assegurar que está sendo devidamente implementado e a atuação em relação a quaisquer descobertas. Este ciclo deve ser repetido regularmente para garantir que o programa de privacidade permaneça eficaz.
O oitavo passo consiste no profissional de proteção de dados definir métricas para monitorar o programa de privacidade. Essas métricas podem incluir o número de reclamações dos clientes, a frequência das avaliações de segurança e a taxa de conformidade com a política de privacidade. As métricas devem ser rastreadas regularmente para garantir que o programa de privacidade permaneça eficaz.
Finalmente, é importante garantir que o programa de privacidade seja revisto e atualizado regularmente. Isto ajudará a garantir que a organização permaneça em conformidade com a LGPD e outras leis e regulamentos aplicáveis. Também é importante manter-se informado sobre quaisquer mudanças no cenário de proteção de dados e ajustar o programa de privacidade de acordo.
Como você pode ver, todas as etapas apresentadas acima estão nas fases “Check” e “Act” do Ciclo PDCA. O ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) é uma metodologia amplamente utilizada que pode ajudar as organizações a melhorar continuamente seu programa de privacidade, e o uso de métricas definidas pode ajudar as organizações a medir a eficácia de seu programa de privacidade. Seguindo o ciclo PDCA e usando métricas definidas, as organizações podem monitorar e gerenciar eficazmente seu programa de privacidade, garantindo a conformidade com o LGPD e a proteção de dados pessoais. Em resumo,
- As organizações devem monitorar continuamente sua conformidade com os regulamentos e melhores práticas de proteção de dados, incluindo a realização regular de autoavaliações e auditorias, e relatar qualquer não conformidade às autoridades reguladoras relevantes, se for o caso. Elas devem manter registros precisos e atualizados de suas atividades de proteção de dados, incluindo os tipos de dados pessoais que são coletados, como são coletados, usados e compartilhados, e as medidas que estão em vigor para proteger os dados pessoais. Além disso, os profissionais de privacidade devem medir regularmente as métricas definidas para avaliar a eficácia do programa;
- As organizações devem rever, avaliar e melhorar continuamente seu programa de privacidade para garantir que ele permaneça eficaz e atualizado. Isto inclui monitorar a eficácia do programa, rever e atualizar políticas e procedimentos, e avaliar a conformidade da organização com a legislação relevante, como a LGPD. Com base nos resultados das métricas e da revisão de conformidade, o profissional de proteção de dados deve identificar áreas para melhoria e implementar ações corretivas.
Em conclusão, o monitoramento e gerenciamento de um programa de privacidade é essencial para qualquer organização que precise cumprir com a LGPD. Monitorar e gerir um programa de privacidade implica em rever regularmente o programa, monitorar sua implementação, definir métricas para monitorar o programa de privacidade e rever regularmente as medidas de proteção de dados da organização no contexto do ciclo PDCA são passos importantes para garantir que o programa de privacidade permaneça eficaz.
Leia o próximo texto da nossa série preparatória para a Maratona de Proteção de Dados – Ed. Janeiro 2023: Considerações fundamentais para a ética na proteção de dados.
Vamos que vamos e #colanopapai!
